現在オフィスソフトは、マイクロソフト社のOfficeソフトとODF Allianceが提唱するOpenOffice.orgソフトが競合関係にあります。データファイル形式にはOpenOffice.orgソフトが採用する『OpenDocument Format(ODF)』とマイクロソフト社がOffice2007で標準採用した『Office Open XML Format』の２つがあります。
「OpenDocument Format」と「Office Open XML Format」は、同じオープンＸＭＬという技術を使いながら仕様に異なる部分があります。本来は、オープンＸＭＬ形式に対応したデータであれば、同種アプリケーション間で高い互換性が保たれメーカーを問わずそのままデータの読込編集ができるようになりますが、現在はそのような状態にはなっていません。
マイクロソフト社Officeと「Office Open XML Format」
Microsoft Office 2007(Work,Excel,PowerPoint)では標準のデータファイル形式として「Office Open XML Format」が採用されました。標準設定でデータを保存するとこの形式になります。拡張子は、従来のものに「ｘ」が追加された形式になります。ワードは「．ｄｏｃｘ」になり、エクセルは「．ｘｌｓｘ」になります。また、マクロを含むファイルは「m」が付いて「．ｄｏｃｍ」や「．ｘｌｓｍ」の形式になります。
このデータ形式は今までのMicrosoft Officeの標準データ形式とは互換性はありません。過去のMicrosoft Office製品で読み込むには、マイクロソフト社のサイトからコンバートツールをダウンロードしてインストールすると読込や保存のリストにこの形式が追加されます。
「Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック」
OpenOffice.orgソフトと「OpenDocument Format」
「オープンＸＭＬ形式」のデータファイルは、「ODF Alliance」が提唱しているオープンソース・オフィスソフトのOpenOffice.orgソフトのデータ形式として採用されたものです。Ｗｅｂページ作成などに使うデータ構造言語をベースとしており汎用性に優れます。
どのようなアプリケーションでもこのデータ形式に対応するものであれば利用が可能になり、オープンＸＭＬ形式のビュアーソフト（Ｗｅｂブラウザなどの閲覧用ソフト）があれば、ワープロ、表計算、プレゼンテーションに関係なく、これらのソフトで作ったデータを閲覧できるようになります。
OpenOffice.org オープンオフィスドットオルグ
Microsoft社Officeと互換性があるオープンソースのオフィスソフトの総称です。同一プログラムや類似プログラムを使った「オープンオフィスソフト」全般を指します。「オープンオフィスソフト」に類するものには下記があります。
- StarSuite(サン・マイクロシステムズ社 )
- ThinkFree Office(ソースネクスト社)
- Buzzword(アドビ社)
- Symphony(IBM&Lotus社)
- Google ドキュメント（ワープロと表計算のネットアプリケーション）
オープンオフィスソフトではありませんが、ジャストシステム社の一太郎などのオフィスソフトもこの形式をサポートしています。利用するには機能を追加インストール必要があります。
OpenDocument Format(ODF)
オープンドキュメントフォーマットはXMLをベースにした、オープンソース・オフィスソフト向けのデータファイル形式です。コーレル(加)、IBM(米)、ノベル(米)、オラクル(米)、サン・マイクロシステムズ(米)、ジャストシステム(日)などが参加する「ODF Allinace」が提唱。2005年にXML関連の標準化団体OASIS、2006年にISO（国際標準化機構）が標準形式として承認されました。
OpenDocument FormatとOffice Open XML Formatの関係
「OpenDocument Format」と「Office Open XML Format」は、同じオープンＸＭＬという技術を使いながら異なる仕様で競合する関係にあります。
ODF Allianceの活動は以前よりあるもので、近年欧米ではODF Allianceが提唱する「OpenDocument Format」をデータ形式とするオープンソースオフィスソフトが予想を超えて普及しています。これに対抗するためマイクロソフト社が打ち出したのがMicrosoft Office 2007で採用した独自仕様の「Office Open XML Format」です。
しかし、欧米などの公共機関で「OpenDocument Format」を標準採用するところが多くなると、マイクロソフト社では「OpenDocument Format」に対応するOfficeアドインツールを配布するようになり、Microsoft Office 2007 SP2では「OpenDocument Format」に正式に対応するようになりました。
Microsoft Office 2007 SP2にアップデートされていれば、読込／保存形式の指定に「OpenDocument Format」が表示されます。
Officeソフトでのデータファイル取扱い方
Windows Vistaが普及せず、 Office 2007も普及しませんでした。Windows7を機にOffice 2010が発売されましたが、現在最も普及しているのはWindows XPとMicrosoft Office 2003の組み合わせです。この状況は２０１２年Windows XPのサポートが打ち切られまで続くと思われます。
Office 2003で「Office Open XML Format」を形式を利用する場合は、マイクロソフト社の下記サイトから専用のツールダウンロードしてインストールします。
「Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック」
現在のオフィスソフトは、標準で取り扱う形式以外にも複数のデータ形式をサポートしています。「標準で取り扱う形式」とは何も指定せずに読込・保存を実行したときにデフォルトして使用される形式をいいます。装飾形式のないテキスト形式などもサポートしています。
Microsoft社以外のオフィスソフトではMicrosoft Officeのデータをコンバートして読み込んだり、変換して保存する機能があります。また、Microsoft Officeも含め、２００８年以降発売またはバージョンアップされたオフィスソフトには「OpenDocument Format」の読込・保存機能があります。
問題は、Microsoft Officeと他のオフィスソフト間でオープンＸＭＬ形式のデータファイルについて互換性が保たれていないということです。更に、データ内容によりMicrosoft Office2003形式のデータがMicrosoft Office 2010で部分的に破綻するという場合があることです。
現時点でのオフィスソフトのデファクトスタンダードは「Microsoft Office2003」になります。「Microsoft Office2003」が標準で取り扱う形式またはサポートする形式であれば、どのオフィスソフトでも利用できることになります。また、リッチテキスト形式など汎用形式のデータでもすべてのパソコンで利用することができます。